Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor dit meldpunt is:

NatuurlijkRob bepaalt waarvoor en hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt. Het platform wordt in opdracht van NatuurlijkRob gebouwd en beheerd door Liebenberg AI (Christian Liebenberg, KvK 98456598, Amsterdam), die daarbij optreedt als verwerker in de zin van de AVG. Daarvoor is een verwerkersovereenkomst gesloten op grond van artikel 28 AVG.

Voor alle vragen over uw persoonsgegevens en voor het uitoefenen van uw rechten (zie paragraaf 7) kunt u terecht bij het e-mailadres hierboven.

2. Verwerkingsdoeleinden en grondslag

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de afhandeling van meldingen van Aziatische hoornaars (Vespa velutina) in Nederland.

Wij verwerken uw gegevens op twee gronden, afhankelijk van welk gegeven het is.

• Uw contactgegevens — naam, e-mailadres en telefoonnummer — verwerken wij omdat dat noodzakelijk is om uw melding af te handelen. U doet zelf een melding en vraagt daarmee om hulp; zonder contactgegevens kunnen wij u niet laten weten wat er met het nest gebeurt, geen vragen stellen over de locatie en geen afspraak maken voor een bezoek.
• De gegevens over het nest — locatie, foto's, beschrijving en status — verwerken wij op grond van een gerechtvaardigd belang: het belang om nesten van de Aziatische hoornaar op te sporen, te laten verwijderen en de verspreiding te volgen. De Aziatische hoornaar staat op de Unielijst van zorgwekkende invasieve uitheemse soorten; melden en bestrijden dient daarmee ook het belang van u als melder, van uw omgeving en van de bestrijders en overheden die ermee werken.

Bij dat gerechtvaardigd belang hebben wij afgewogen wat het voor u betekent, en maatregelen genomen om de inbreuk zo klein mogelijk te houden: uw contactgegevens zijn nooit publiek zichtbaar, de locatie op de publieke kaart is verschoven, en u kunt op elk moment uw gegevens laten verwijderen (zie paragraaf 7). Wilt u weten hoe die afweging is gemaakt, dan kunt u die bij ons opvragen.

De toestemmingscheckbox in het meldformulier is een transparantiemaatregel— géén juridische grondslag. Dat betekent dat u uw melding niet kunt intrekken door achteraf toestemming in te trekken: een nest dat is gemeld moet beoordeeld en eventueel verwijderd kunnen worden, ook in het belang van uw buren. U heeft wél altijd recht op verwijdering van uw persoonsgegevens, en op bezwaar tegen de verwerking (zie paragraaf 7).

3. Welke gegevens verwerken wij?

• Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de melder
• GPS-locatie van de melding
• Foto's van de melding (nest, hoornaar of situatie)
• Beschrijving en locatiebeschrijving die u invult
• Datum en tijdstip van de melding
• Technische gegevens: uw IP-adres wordt kortstondig gebruikt om misbruik van de formulieren tegen te gaan en wordt niet in de meldingen bewaard. Bij het laden van de kaart gaat uw IP-adres naar de kaartleverancier (zie paragraaf 4)

4. Ontvangers van uw gegevens

Uw persoonsgegevens worden gedeeld met:

• Gemeenten — medewerkers van de gemeente waarin uw melding is gedaan, hebben een eigen account waarmee zij de meldingen in hun gemeente kunnen inzien. Daarnaast kunnen zij een periodiek overzicht ontvangen. Zij zien geen meldingen uit andere gemeenten.
• Erkende bestrijders — die de melding behandelen en het nest eventueel verwijderen.
• Zoekgroepen en vrijwilligers — die betrokken zijn bij het opsporen en monitoren van Aziatische hoornaars.

Uw naam, e-mailadres en telefoonnummer zijn niet zichtbaar op de publieke kaart.

Daarnaast schakelen wij de volgende dienstverleners in als verwerker. Zij mogen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de dienst die zij voor ons leveren. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Doorgifte buiten de EU. De gegevens zelf staan in de Europese Unie. Enkele van de bovenstaande dienstverleners zijn Amerikaanse bedrijven of verwerken een deel van de gegevens buiten de EU. Voor die doorgiftes gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (artikel 46 AVG) en, waar van toepassing, het EU-VS Data Privacy Framework. Deze lijst wordt bijgewerkt wanneer er een dienst bij komt of verandert.

5. Bewaartermijnen

Waarom 24 maanden en niet korter? De Aziatische hoornaar is een meerjarig probleem: een nest kan het seizoen daarna op vrijwel dezelfde plek terugkomen, en melders stellen vaak nog vragen na de bestrijding (“is het nest goed weggehaald?”). Twee seizoenen contactgegevens bewaren maakt dat mogelijk. Daarna worden ze gewist en blijft alleen de nestinformatie over, zonder uw naam en contactgegevens.

En als ik een account heb? Dan geldt die 24 maanden niet voor u. Met een account kunt u uw eigen meldingen terugzien, ook die van jaren terug, en daarvoor zijn uw gegevens nodig: zonder naam en e-mailadres is een oude melding niet meer aan u te koppelen. Zolang u uw account gebruikt, bewaren wij ze dus. Wilt u ervan af, dan heft u uw account op of vraagt u ons uw gegevens te wissen — zie hoofdstuk 7. Gebruikt u uw account heel lang niet meer, dan nemen wij eerst per e-mail contact met u op voordat er iets wordt verwijderd.

Welke maatregelen beperken het risico van langer bewaren?

• Uw naam, e-mail en telefoon zijn alleen zichtbaar voor bestrijders, zoekgroepen en gemeenten die werkzaam zijn in de gemeente of provincie van uw melding — niet voor andere regio's, niet voor het publiek, niet op de kaart.
• Elke wijziging in uw melding en in accounts wordt vastgelegd in een audit-log, met wie het deed en wanneer.
• GPS-data uit uw foto's (EXIF) wordt direct na anonimisering verwijderd.
• Gegevens worden opgeslagen bij Supabase in de EU, met passende verwerkersovereenkomsten (zie paragraaf 4).

Uw recht op vergetelheid (art. 17 AVG) blijft te allen tijde gelden. Via de optie “Mijn gegevens verwijderen” op de bewerkpagina van uw melding (link in elke e-mail die u van ons ontvangt) kunt u zelf, op elk moment, uw naam, e-mail, telefoon, persoonlijke berichten en GPS-data uit foto's laten verwijderen. Uw foto's en de nestlocatie blijven daarbij bewaard voor ecologische monitoring, zonder koppeling aan uw gegevens (zie paragraaf 6). Na een verwijderverzoek vervalt de bewerklink en ontvangt u geen e-mail meer over die melding. Zie paragraaf 7 voor uw volledige rechten.

6. Foto's en intellectueel eigendom

Het auteursrecht op foto's die u uploadt blijft bij u als maker. Door een foto te uploaden via het meldformulier verleent u het Meldpunt Aziatische Hoornaar een kosteloze, niet-exclusieve, wereldwijde, niet-intrekbare licentie om de foto te gebruiken voor:

• weergave binnen het platform aan ingelogde bestrijders, zoekgroepen, gemeenten en beheerders;
• beoordeling en validatie van meldingen door validators en gemeenten;
• coördinatie van bestrijding door erkende bestrijders;
• rapportages aan gemeenten en overheden;
• wetenschappelijk onderzoek naar verspreiding van de Aziatische hoornaar;
• communicatie en voorlichting over het meldpunt (bijvoorbeeld in persberichten of presentaties).

De foto's mogen worden gebruikt voor alle activiteiten die direct of indirect bijdragen aan de monitoring, bestrijding en het wetenschappelijk onderzoek van invasieve uitheemse soorten, inclusief de ontwikkeling van geautomatiseerde herkenningssystemen (AI/machine learning) en het samenstellen van datasets. Het Meldpunt mag deze datasets en modellen beschikbaar stellen aan derden, ook tegen vergoeding, mits dit geschiedt in het kader van bestrijding van of onderzoek naar invasieve uitheemse soorten. Foto's worden niet verkocht voor doeleinden die geen verband houden met de missie van het meldpunt.

U bevestigt bij het uploaden dat:

• de foto door uzelf is gemaakt;
• er geen herkenbare personen op staan, of dat u toestemming heeft van afgebeelde personen;
• de foto geen rechten van derden schendt.

Foto's van nesten en verwijderbewijzen worden, losgekoppeld van uw naam en contactgegevens, voor onbepaalde tijd bewaard ten behoeve van ecologische monitoring.

Uw foto's zijn niet zichtbaar voor anonieme bezoekers. Sinds oktober 2026 worden foto's en vrije tekstvelden alleen getoond aan ingelogde gebruikers met een rol die daar toegang tot nodig heeft. Op de publieke kaart ziet een bezoeker alleen een verschoven locatie en de status van de melding.

7. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15) — u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16) — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren. Gebruik hiervoor de bewerklink die u per e-mail heeft ontvangen.
• Recht op verwijdering (art. 17) — u kunt verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. Gebruik hiervoor de optie “Mijn gegevens verwijderen” op de bewerkpagina, of neem contact met ons op.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18) — in bepaalde gevallen kunt u verzoeken de verwerking te beperken.
• Recht van bezwaar (art. 21) — u kunt bezwaar maken tegen de verwerking op grond van artikel 6 lid 1 sub e. Wij beoordelen uw bezwaar en stoppen de verwerking tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn.

Om een verzoek in te dienen, mailt u naar info@meldpuntaziatischehoornaar.nl. Wij reageren binnen één maand (artikel 12 lid 3 AVG). Is uw verzoek complex, dan laten wij u binnen die maand weten dat wij maximaal twee maanden langer nodig hebben. Een verzoek is kosteloos. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw identiteit aannemelijk te maken; wij vragen daarvoor geen kopie van uw identiteitsbewijs.

8. Klachtrecht

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met vermelding van de versiedatum.